Digitalisierung im Sportverein – Was ist das überhaupt?

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Immer wieder höre ich in Gesprächen mit den unterschiedlichsten Vertretern des Sports, dass viele der Meinung sind, dass die Digitalisierung im Sportverein bedeutet, dass eine neue Vereins-Webseite aufgesetzt und man in Zukunft ein wenig mehr im Bereich Social Media aktiv wird. Das ist jedoch nur die Spitze des „Digitlisierungs-Eisbergs“. Und deshalb möchte ich mich heute mit der Frage befassen:

Digitalisierung im Sportverein – Was ist das überhaupt?

Die Beantwortung dieser Frage ist umfangreich und würde im Detail bearbeitet einen sehr langen Artikel nach sich ziehen. Daher werde ich in diesem Beitrag nur an der Oberfläche kratzen und versuchen 1 bis 2 Praxisbeispiele zu geben. Eine neue Webseite in einem neuen responsive Design zu erstellen (d.h. die Webseite ist für Smartphones und Tablets optimiert, passt sich also dem Endgerät an) gehört sicherlich zur Digitalisierung dazu, ist aber nur der Anfang. Zunächst sollten wir also schauen, was denn Digitalisierung überhaupt bedeutet.

In der Wirtschaft, und zunehmend auch im öffentlichen Bereich, werden Arbeitsprozesse digitalisiert und damit enorme Effizienzgewinne erzielt. In diesem vorangegangenen Satz steckt eigentlich schon ein Großteil dessen drin, was die Digitalisierung ist: Es geht im Grunde darum analoge Prozesse in digitale Prozesse zu überführen und dadurch effizienter Arbeiten zu können. Nehmen wir das Beispiel „Webseite“. Früher hat ein Verein Flyer gedruckt bzw. jedes Jahr oder vielleicht sogar jedes Quartal ein Vereins-Heft aufwändig entworfen, gedruckt und in der Stadt oder der Region verteilt. In diesem Heft waren alle Ansprechpartner des Vereins genannt, inkl. Kontaktdaten. Ebenso haben sich die einzelnen Abteilungen vorgestellt, die Termine der kommenden Saison waren abgedruckt und es gab heraustrennbare Antragsformulare für eine Mitgliedschaft. Wenn sich allerdings im Laufe des Jahres beispielsweise die Kontaktdaten eines Trainers oder die angegebenen Trainingszeiten änderten, so wurde natürlich deswegen kein neues Heft gedruckt und der Verein konnte den Fehler erst im nächsten Druck korrigieren.

 

Von analog zu digital

Mit einer Webseite hat sich dieser Prozess grundlegend verändert und der Verein arbeitet nun wesentlich effizienter. Die Webseite ist die Visitenkarte des Vereins, also das alte Vereins-Heft. Sie muss  nur ein Mal vernünftig erstellt und mit Informationen gefüllt werden und ist dann von überall auf der Welt erreichbar. Umgekehrt erreicht der Verein über seine Webseite (theoretisch) jeden Menschen auf der Welt. Änderungen in Vereinskontakten können schnell und unkompliziert auf der Webseite geändert werden. Neue Webseiten sind mobil optimiert und können auf jedem Smartphone gut dargestellt werden. In Zeiten, wo bis zu 70% des Traffics über mobile Endgeräte kommen, eines der wichtigsten Merkmale die eine Vereinswebseite haben sollte.
Das analoge Vereins-Heft wurde in eine digitale Vereins-Webseite überführt.

Das Ergebnis: Der Prozess „Herstellung und Überarbeitung Vereins-Heft“ wurde optimiert und läuft nun wesentlich effizienter ab, bindet weniger Ressourcen und erreicht viel mehr Menschen, um nur einige Vorteile zu nennen.

Auf dem Weg zum digitalen Sportverein bedeutet das nun, dass alle analogen Prozesse innerhalb eines Vereins dahingehend überprüft werden müssen, ob und wie sie in digitale Prozesse überführt werden können, um den Verein somit professioneller und effizienter zu machen. Diese Prozesse finden innerhalb und außerhalb des Vereins statt. Sie betreffen neben den Prozessen auch die Kommunikation innerhalb des Vereins sowie die Außenkommunikation des Vereins zu Fans, Mitgliedern etc. Ebenso sind interne und externe Angebote des Vereins davon betroffen.

Das heißt, dass nun jeder Verein folgende Punkte für sich prüfen lassen sollte:

  • Was sind unsere Geschäftsprozesse?
  • Welche Prozesse sind zeitaufwändig?
  • Gibt es externe Einflüsse auf Prozesse? (rechtlich, steuerlich, Dokumentationspflichten etc.)
  • Was sind die wichtigen Prozessschritte zur Erreichung des Ergebnisses?

 

Praxisbeispiele

Als Beispiele aus der Vereinspraxis können wir an dieser Stelle das Anmeldeverfahren von neuen Mitgliedern, das Bestellen von Spielerpässen, das Bestellen von neuem Equipment, das Mitgliedermanagement, Buchhaltungsthemen wie Zahlungseingänge der Mitglieder oder das Beantworten von E-Mail-Anfragen etc. nennen.
Die einzelnen Prozessschritte sollten im Nachgang visualisiert bzw. detailliert aufgeschrieben werden, um anschließend prüfen zu können welche dieser Prozessschritte digitalisiert werden können und sollten. Damit gemeint ist z.B.:

  • Papierlose Genehmigungen (elektronische Signaturen)
  • Automatisierte Datenübergabe und -übernahme zwischen unterschiedlichen Systemen (z.B. Internetsoftware zu Verwaltungssoftware)
  • Digitale Datenerfassung (z.B. das Mitglieder-Antragsformular auf der Webseite)
  • Cloudbasierte Event- und Tagungsorganisation (z.B. Digitale Tagungssoftware auf die ganze Projekt-Teams Zugriff haben)

 

Am Ende muss vom Verein fest gelegt werden, welche Digitalisierungsprozesse am wichtigsten sind bzw. dem Verein und seinen Mitgliedern kurz-, mittel- und langfristig die größten Benefits bringen. Software kostet Geld, aber im Zweifel hat sich so eine Investition schon nach einigen Wochen oder Monaten rentiert, wenn z.B. Daten nicht mehr doppelt eingegeben werden müssen oder Ressourcen eingespart werden können. Hierbei weiß ich aus der Praxis, dass zeitliche Aufwendung in z.B. der Organisation von ehemals mehreren Stunden auf zehn bis zwanzig Minuten reduziert werden können. Ein enormer Gewinn für jedes ehrenamtliche oder hauptamtliche Vereinsmitglied.

Das Thema Digitalisierung ist sehr vielschichtig und Bedarf einer strategischen Herangehensweise, um an das gewünschte Ziel zu kommen. Eine Möglichkeit dies zu erreichen ist die Nutzung der 6plus1-Digitalisierungs-Matrix. Wir unterstützen damit Vereine und Verbände auf dem Weg zur erfolgreichen Digitalen Transformation. Der Sport darf diese wichtige Phase des digitalen Umbruchs nicht verschlafen und muss sich zukunftsfähig aufstellen.

Über Kommentare und den persönlichen Austausch würde ich mich sehr freuen.

 

Photo by William Iven on Unsplash

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